Se você lidera a gestão ou toma decisões estratégicas em uma empresa, essa é uma pergunta que deveria se fazer. Se ainda não a fez, pode ser que esteja perdendo uma ótima oportunidade estratégica para o seu negócio, independentemente do setor em que atua. Afinal, o backoffice é peça-chave na estratégia de qualquer empresa.

É verdade que responder a essa pergunta não é tão simples. É necessário compreender alguns conceitos básicos sobre o Backoffice para fazer uma análise adequada. Nada muito complicado, mas é importante compreender para identificar as necessidades reais da sua estrutura e ter as respostas certas para as demandas da sua empresa.

Mas afinal, o que é o backoffice?

Bem, o termo é comum e amplamente utilizado em todos os tipos de negócios. Mas o que realmente define o backoffice?

Literalmente traduzido como “parte de trás do escritório”, representa toda a equipe e as ferramentas necessárias para o funcionamento das operações da sua empresa. O time de backoffice é responsável por garantir a fluidez e o bom funcionamento de todas as etapas da entrega das soluções oferecidas, seja produto ou serviço.

Agora, você pode estar se perguntando: “Mas por que essa análise é relevante para o meu negócio?”

Simplesmente, sem ele, nada funciona como deveria, e toda a operação fica comprometida. É fácil entender a relevância do backoffice quando percebemos que sua função é garantir a satisfação do cliente com a experiência que teve com a sua empresa. A excelência na avaliação do cliente, sem dúvida, passa por um alinhamento eficiente do backoffice. Em resumo, o trabalho do backoffice influencia diretamente nos resultados da empresa, tornando-a mais produtiva e competitiva.

Se você chegou até aqui, pode estar se perguntando: “Tá mas como eu sei se meu backoffice está organizado e possui a estrutura necessária?”     


Então vamos lá que eu explico como clarificar essa percepção.

Hoje, você enxerga o seu backoffice organizado como?

• Organograma
• Áreas ou Departamentos
• Células de Trabalho
• Atividades
• Processos
• Ou até mesmo todas essas opções.

Se você percebe o seu backoffice como uma das alternativas mencionadas acima, é importante notar que nenhuma delas vai representar adequadamente a organização do seu backoffice. Essas são apenas definições de estrutura, o que não será o suficiente para organizar efetivamente o seu backoffice. Para isso é necessário primeiro estabelecer alguns conceitos que ajudarão a entender o estado atual dele.

Aqui entra o “AS IS“, que representa a visão dos processos atuais da sua organização, mostrando como as atividades são realizadas em um determinado momento. O próximo passo é repensar o Backoffice para o futuro, de acordo com os objetivos da sua empresa. Isso é representado pelo “TO BE“, que é a visão dos processos futuros, mostrando a melhor forma de realizá-los.

Essas representam as fases do BPM (Business Process Management) que impulsionam a melhoria dos processos empresariais. Se você já tem tudo isso definido, ótimo! No entanto, é impreterível destacar que seu BackOffice precisa estar alinhado a essas definições.

Agora, com esses conceitos em mente, aqui vão alguns insights para avaliar se seu backoffice está estruturado realmente para atender à demanda …

Primeiro precisamos deixar bem claro que você pode ter uma equipe incrível, utilizando as tecnologias mais ágeis disponíveis no mercado, mas se não houver organização e controle, seu backoffice não estará preparado. Uma estrutura sem esses dois preceitos básicos resultará em ineficiência, falta de visibilidade de indicadores, duplicidade, retrabalho, perda de prazos, equipe desmotivada, distribuição desigual de carga de trabalho e aumento de custos, o que, no final, leva à insatisfação dos clientes.

Portanto, a estrutura organizacional ou organograma não significa necessariamente um processo estruturado, certo? Isso precisa estar bem claro.

O que vai definir a organização do seu Backoffice é:

O processo permeia todas as etapas de funcionamento da empresa, é um encadeamento de tarefas, atividades, rotinas, entregas e resultados. Todos se complementam durante a execução, alinhados aos objetivos da empresa e respeitando as regras e políticas estabelecidas. Pode parecer simples, mas muitas vezes essa visão está ausente nas operações.


Agora te pergunto novamente…

O Backoffice da sua empresa está estruturado para atender as demandas e desafios do seu negócio?

Então, o desafio está lançado: faça essa avaliação. Reflita sobre a importância desta análise, que se torna uma vantagem competitiva significativa em relação aos seus concorrentes.

Aqui está a visão de um especialista que compreende como isso pode contribuir significativamente na transformação da sua empresa, especialmente em um cenário digital em constante evolução.

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